Beni aziendali: la rivoluzione dell’inventario cespiti grazie alla tecnologia

L’inventario dei cespiti è sempre più efficiente: l’elaborato processo che comprende la rilevazione e l’etichettatura del patrimonio aziendale oggi è reso più semplice da un metodo rivoluzionario che si avvale di strumenti informatici innovativi. Un vantaggio non da poco, se si pensa che la compilazione registro dei beni ammortizzabili è obbligatoria ai fini fiscali e ogni incongruenza, per quanto piccola, può comportare sanzioni molto salate.

Di conseguenza, affidare la compilazione e la gestione del registro degli asset a società che possano adoperare questa metodologia può garantire numerosi vantaggi. Tuttavia anche se le aziende operanti nel campo degli inventari dei cespiti sono diverse, alcune di esse possono fare la differenza. GGnet, ad esempio, sfrutta un approccio non convenzionale per la gestione globale dei beni strumentali, avvalendosi di un metodo di inventario dal carattere funzionale e innovativo.

Nello specifico, quest’azienda specializzata in inventari basa la propria attività su un sistema informatizzato che permette di censire e avere sotto controllo tutti gli asset presenti in azienda. La metodologia fa in modo che i beni vengano catalogati e tracciati in maniera rigorosa e che la compilazione dell’inventario cespiti sia esente da possibili errori. In aggiunta, l’approccio garantisce un controllo scrupoloso delle possibili incongruenze pregresse, rimuovendo le inesattezze e normalizzando il libro dei cespiti.

Normalizzazione: perché può aiutare l’azienda

In fase di inventario dei cespiti, la normalizzazione è quel processo mirato a ripristinare tutti gli errori di disallineamento: quando un asset interno all’azienda viene registrato con due differenti diciture, magari in seguito a una procedura poco scrupolosa, si crea un disallineamento che può determinare ambiguità nel riconoscimento di quel bene. Attraverso la normalizzazione, un software ricongiunge i due termini in un unico riferimento, così da rendere il database in regola e di più semplice consultazione.

La metodologia per l’inventario dei beni aziendali di GGnet parte infatti da un’analisi accurata del libro dei cespiti, in modo da individuare se nel database in essere siano presenti discordanze tra i beni elencati e quelli in azienda. Successivamente, viene definita la modalità di intervento, che comprende una scrupolosa definizione della tipologia di asset da censire, il tipo di etichettatura di cui avvalersi e le modalità di consegna dei dati elaborati. Il piano prevede inoltre l’identificazione delle aree in cui svolgere l’inventario, oltre alla ricerca di informazioni relative a scadenze o certificazioni corrispondenti ai beni.

Inventario dei cespiti: i passi per etichettare ogni bene aziendale

Le operazioni di inventario dei cespiti si basano su una strategia accurata e rigorosa. In questa fase, gli operatori sono chiamati a individuare ed etichettare ogni asset presente in azienda, registrandone la localizzazione su un database e associandovi una descrizione accurata. L’etichettatura dei beni patrimoniali aziendali, in particolare, avviene mediante l’apposizione di codici RFID, QrCode o Barcode, i quali consentono di avere una codificazione univoca e accedere a una rapida lettura elettronica dei dati.

Questa particolare forma di etichettatura basata sui codici, assieme alla descrizione e all’individuazione puntuale del cespite, elimina ogni possibilità di falla o incongruenza nei dati. Il risultato è la compilazione di un database che rispecchia i reali asset che si trovano fisicamente in azienda, nel quale sono compresi il numero e la tipologia degli asset nell’inventario, i dettagli stilati in fase di briefing e le precisazioni in merito ai beni per i quali si è resa necessaria una procedura di normalizzazione. Naturalmente, il database così elaborato non può essere modificato, una scelta che nasce dalla volontà di GGnet di proteggere il registro cespiti da possibili interventi che possano minarne l’accuratezza.

I vantaggi dell’inventario dei cespiti

Stilare un accurato registro dei beni ammortizzabili, obbligatorio ex lege, permette di ottenere un’accurata supervisione periodica dei beni patrimoniali. In aggiunta, assicura il riallineamento tra il libro cespiti e la realtà aziendale, oltre a garantire numerosi benefici di diversa natura.

Parliamo ad esempio del risparmio da parte dell’azienda, che può recuperare il 100% dei beni ammortizzabili. Inoltre, si può risparmiare evitando acquisti non necessari di asset già posseduti, recuperando asset grazie alla corretta manutenzione, nonché di una maggiore consapevolezza sulla quantità di beni aziendali, per proteggersi da eventuali ammanchi. A tutto questo si aggiunge una maggiore sicurezza durante i controlli effettuati dalle autorità, che permette alle aziende di evitare pesanti sanzioni.